連携専用ユーザの作成

Sansan上の名刺データを Sansan Data Hub と連携させる場合は、専用ユーザを作成することをお勧めします。個人のSansanユーザでデータ連携を設定すると、そのユーザが異動して権限が変更された際、または退職してユーザを削除した際にデータ連携が止まってしまう恐れがあります。

また、Sansan Data Hub へデータ連携される名刺は、「連携に利用したユーザが閲覧できる全ての名刺」が対象となるため、ユーザの権限を変更することで、意図せぬデータ連携が行われてしまうリスクもあります。

以下の手順で連携専用ユーザを作成してください。

 

1. 連携専用の部署を作成する

1. Sansanへログインします。Sansanの管理者権限を持つユーザを使用してください。

［＜自分の名前＞さん］＞［管理者設定］＞［部署追加・編集・削除］をクリックします。

※初めてアクセスするときは「管理者設定ご利用の際しての注意事項」が表示されますので、内容を確認したうえで「注意事項を理解して、管理者設定機能を利用する」ボタンを押します。

2. 連携用の部署を追加します。

a. すでにある部署の配下に新しく追加する場合
追加したい部署の隣にある［追加］をクリックしてください。

b. どの部署にも属さない部署を新しく追加する場合
［全体］の隣にある［追加］をクリックしてください。

3. 追加する部署名を入力します。

ここでは、Salesforce連携で使用する為の部署を作成すると仮定し、部署名を「Salesforce連携用」で登録しています。

 

4. 部署が追加されたことを確認します。

 

2. 連携専用ユーザを作成する

1. ［管理者設定］＞［ユーザ追加・変更］をクリックします。

2. ［ユーザ追加］をクリックします。

3. 必要な項目に情報を入力してください。

ユーザの所属部署は必ず上記1 で作成した連携用の部署を指定してください。
また、連携に必要となる「API連携」の権限も付与してください。

4. ［保存］ボタンを押してください。設定内容の確認画面が表示されるので、問題なければ［OK］をクリックします。

 

3. アクセス権限パターンを作成する

名刺の項目単位でアクセス権限を絞り込む場合は、［アクセス権限パターン］を作成します。もし項目単位での制御が必要ない場合は、デフォルトで用意されている［ALL］を使用してください。
※［ALL］はすべての項目を参照可能なアクセス権限パターンです。

1. ［管理者設定］＞［アクセス権限パターン］をクリックします。

※初めてアクセスするときは「管理者設定ご利用に際しての注意事項」が表示されますので、内容を確認し「注意事項を理解して、管理者設定機能を利用する」ボタンを押します。

2. ［「アクセス権限パターン」を新規作成、変更する］をクリックします。

3. ［パターン選択］から「新規」を選び、［パターン名］、［説明］を記載します。

下記画像の通り各項目の［許可する］にチェックをいれ、［設定追加］をクリックします。
※［その他］へのアクセスが許可されていない場合、名刺の連携ができませんのでご留意ください。

 

4. 連携専用部署・ユーザに対してアクセス権限設定を行う

1. ［アクセス権限設定］の画面にて、［一括変更］をクリックします。

2. 連携専用の部署に対するアクセス権限を設定します。

例えば連携用部署に所属するユーザが、営業部の名刺（全項目）と技術部の名刺（一部項目）しかアクセスできないように制限したい場合、以下のように設定します。

※名刺連携範囲外の部署からタグ情報のみを連携させる場合の設定について

タグにも所有者が存在します。デフォルトの所有者はタグの作成者です。名刺と同様に、連携専用ユーザの所属する部署からアクセスできない部署のユーザがタグの所有者の場合、タグが閲覧可能な名刺に付与されていてもタグは付与されない状態でSalesforceへ転送されます。

例えば、連携用部署に所属するユーザが、名刺は営業部の名刺（全項目）と技術部の名刺（一部項目）しかアクセスできず、タグ情報は全部署にアクセスできるという制限をしたい場合、以下のように設定してください。（「tag」のアクセスパターンはタグのみにアクセスできるパターンを設定しています。）

「tag」の権限パターンの設定例

3. 設定を完了後、［確認］をクリックします。

4. 変更内容を確認後、問題が無ければ ［保存］をクリックします。（変更箇所は赤色で表示されます）

 

 

5.転送範囲の確認

1. Sansanへログインします。ログイン時は上記で作成した連携専用ユーザを使用してください。

2. 画面右上から現在ログインしているユーザーを確認し、連携専用ユーザーになっていることを確認します。

 

3. ［名刺管理］画面の上部にある検索窓から、検索範囲を「全体」に変更して検索ボタンをクリックします。

 

4. 検索結果として表示されている名刺が全てSansan Data Hubへ転送されます。

必ず転送したい名刺のみが表示されており、転送したくない名刺は表示されていないことをご確認ください。転送したくない名刺も表示されている場合は、連携専用ユーザーのアクセス権限設定を再度ご確認ください。

 

以上で作業完了です。